Co warto automatyzować w małej firmie — a czego lepiej nie ruszać?
Automatyzacja może oszczędzić godziny pracy. Ale nie każda czynność powinna być wykonywana przez system tylko dlatego, że technicznie jest to możliwe.
Automatyzacja brzmi dobrze.
System sam przenosi dane, wysyła wiadomości, aktualizuje statusy, tworzy dokumenty i wykonuje czynności, które wcześniej trzeba było robić ręcznie.
Problem zaczyna się wtedy, kiedy automatyzacja staje się celem samym w sobie.
Bo fakt, że coś można zautomatyzować, nie oznacza jeszcze, że warto to robić.
W małej firmie szczególnie ważne jest, żeby technologia rzeczywiście odejmowała pracy, a nie dodawała kolejnej warstwy obsługi.
Dobra automatyzacja robi w tle to, czego człowiek nie powinien wykonywać po raz setny.
Automatyzacja nie jest po to, żeby firma wyglądała nowocześnie.
Jej zadanie jest znacznie prostsze.
Ma oszczędzać czas, zmniejszać liczbę błędów i usuwać czynności, które nie wymagają ludzkiego myślenia.
Jeżeli pracownik każdego dnia wykonuje tę samą sekwencję pięciu kliknięć, przepisuje dane z jednego miejsca do drugiego albo wysyła tę samą wiadomość, pojawia się przestrzeń do usprawnienia.
Ale jeśli dana czynność zajmuje minutę raz w miesiącu, budowanie dla niej rozbudowanej automatyzacji może być bardziej pracochłonne niż pozostawienie jej w spokoju.
Najpierw liczę koszt ręcznej pracy. Dopiero później koszt jej automatyzacji.
Co najczęściej warto automatyzować?
Najlepszym kandydatem są czynności, które są powtarzalne, przewidywalne i mają jasno określony początek oraz koniec.
Zmiana statusu zamówienia po wykonaniu konkretnej czynności.
Informacje wysyłane klientowi po określonym zdarzeniu.
Przekazywanie informacji pomiędzy używanymi systemami.
Tworzenie dokumentu, gdy spełnione są ustalone warunki.
Każdy z tych procesów ma jedną wspólną cechę: człowiek nie musi za każdym razem podejmować nowej decyzji.
Powtarzalność to pierwszy sygnał.
Najłatwiej znaleźć miejsce do automatyzacji, obserwując zwykły dzień pracy.
Co robisz drugi, piąty, dziesiąty i pięćdziesiąty raz dokładnie w ten sam sposób?
Może być to na przykład:
- kopiowanie danych z zamówienia,
- aktualizacja statusu,
- wysłanie potwierdzenia,
- przekazanie informacji do innego systemu,
- przygotowanie powtarzalnego dokumentu,
- przypomnienie o określonym zadaniu.
Jeżeli wszystkie te kroki zawsze wynikają z tych samych zasad, człowiek nie musi być ich ręcznym łącznikiem.
Szczególnie warto usuwać ręczne przepisywanie danych.
To jeden z tych obszarów, w których automatyzacja potrafi przynieść bardzo konkretną korzyść.
Dane już istnieją w jednym systemie, ale ktoś ponownie wpisuje je w drugim.
I później czasem jeszcze w trzecim.
Każde takie przepisanie to nie tylko dodatkowy czas. To również możliwość pomyłki.
- błędny adres,
- literówka w nazwie klienta,
- zła kwota,
- niewłaściwy status,
- pominięty produkt,
- nieaktualna informacja.
Jeśli dane mogą przejść z jednego miejsca do drugiego automatycznie, zwykle jest to dobre miejsce na pierwsze usprawnienie.
Czego lepiej nie automatyzować na siłę?
Przede wszystkim tego, co wymaga oceny sytuacji, kontekstu albo indywidualnej decyzji.
System świetnie wykonuje regułę: jeśli wydarzy się A, zrób B.
Znacznie gorzej radzi sobie tam, gdzie odpowiedź brzmi: „to zależy”.
- indywidualna rozmowa z klientem,
- nietypowa reklamacja,
- negocjacja warunków,
- decyzja wymagająca doświadczenia,
- sytuacja, której przebieg często się zmienia,
- proces, który sam w sobie nie jest jeszcze uporządkowany.
Automatyzowanie chaosu nie usuwa chaosu. Sprawia tylko, że zaczyna działać szybciej.
Człowiek nadal ma swoje miejsce.
Celem nie powinno być zastąpienie człowieka wszędzie, gdzie pojawia się komputer.
Wręcz przeciwnie.
Dobra automatyzacja powinna uwolnić czas właśnie na te zadania, przy których człowiek jest potrzebny.
Na rozmowę. Na decyzję. Na rozwiązanie nietypowego problemu. Na rozwój firmy.
Zamiast ręcznie przepisywać adres klienta, można poświęcić ten czas na realne zajęcie się jego sprawą.
To właśnie wtedy technologia zaczyna wspierać firmę, zamiast próbować nią sterować.
Jak znaleźć pierwszą automatyzację?
Nie zaczynam od szukania programu.
Najpierw sprawdzam codzienny proces.
Pomagają cztery proste pytania:
Którą czynność wykonujesz niemal identycznie wiele razy?
Która drobna czynność w skali miesiąca staje się dużą?
W którym miejscu najłatwiej o pomyłkę przy ręcznej pracy?
Czy można jasno określić: kiedy to zrobić i jaki ma być efekt?
Jeśli jedno miejsce spełnia wszystkie te warunki, bardzo możliwe, że właśnie tam warto zacząć.
Przy automatyzacji szczególnie mniej znaczy więcej.
Można zbudować skomplikowany system, który będzie reagował na dziesiątki zdarzeń.
Tylko że każda automatyzacja również wymaga utrzymania.
Coś może się zmienić. Integracja może przestać działać. Proces firmy może wyglądać inaczej za pół roku.
Dlatego wolę kilka prostych mechanizmów, które rozwiązują realny problem, niż rozbudowany układ, którego później nikt nie rozumie.
Automatyzuję tylko to, co naprawdę warto przestać robić ręcznie.
Technologia ma oddawać czas. Nie zabierać go w inny sposób.
Dobra automatyzacja może działać niemal niezauważalnie.
Dane trafiają tam, gdzie powinny. Status zmienia się wtedy, kiedy trzeba. Klient dostaje właściwą informację.
A człowiek nie musi po raz kolejny wykonywać tej samej mechanicznej czynności.
Minimum potrzebne. Maksimum użyteczności.
Masz zadanie, które wykonujesz ciągle od nowa?
Sprawdzę, czy rzeczywiście warto je automatyzować i jakie rozwiązanie wystarczy. Bez dokładania technologii tylko po to, żeby było jej więcej.
Porozmawiajmy →Kategoria: Automatyzacje